Cómo evaluar el nivel de madurez de la operación de nómina global, según NGA

Los directivos de las empresas necesitan que la información sea precisa y que esté disponible a tiempo, lo que hace que demanden analíticas, herramientas de reporting y aplicaciones inteligentes en la nube. Todo esto requiere una operación de nómina global con un alto nivel de madurez.

La madurez del servicio global de nómina utilizado en las empresas depende de muchos factores, entre los que se incluyen la estructura de negocio, el control de los presupuestos, las inversiones tecnológicas, la visión de negocio y la concienciación del impacto de la operación de nómina.

Lo que cada organización entiende como un servicio ideal de nómina global es diferente: existen casos donde la totalidad de la nómina está externalizada a un único proveedor global, otros donde las principales nóminas se procesan internamente con partes de nómina externalizadas a un proveedor, y también aquéllos donde la nómina se procesa internamente en su totalidad.

Sin embargo, independientemente del modelo de operación, la madurez del proceso de nómina sigue siendo de gran relevancia.

El estado de la madurez de este servicio se puede medir a través de cinco áreas:

1. TECNOLOGÍA DE NÓMINA
Este es el punto de inicio más obvio cuando se trata de medir el “nivel de madurez”. Se deberían revisar áreas clave que incluyen plataformas de nómina, integración, herramientas de autoservicio y el hecho de contar con una única fuente de datos o no. Esta escala de madurez puede variar debido a factores que van desde la utilización de un autoservicio del empleado diferente en cada país a una plataforma de autoservicio global, donde todas las herramientas de nómina estén integradas (de manera bi-direccional y de forma automática) compartiendo los datos en tiempo real con la plataforma de RR.HH. en la nube.

La madurez de su plataforma de nómina puede ser medida desde la escala de menor madurez en la que, por ejemplo, se utilizan distintas soluciones de nómina de distintos proveedores en cada país procesadas por equipos locales de nómina, a la más madura –con un único proveedor que proporcione una solución global para todos los países y operaciones.

2. PROCESOS DE NÓMINA
Cuando se evalúa la madurez de los procesos de nómina, se debería empezar con una revisión de los estándares para sus procesos de negocio para la nómina global.

¿Están documentados por país y optimizados para el negocio?, ¿se dispone de conocimiento completo de lo que ocurre en la nómina de los países donde la compañía está presente?, ¿depende la nómina de estos países de una sola persona? Si es así, se hace necesario revisar el modelo de servicio de nómina.

¿Cómo son sus ratios?, ¿están en el nivel óptimo de 1:750 a 1:1.500 o al 1:200? Puede que necesite sustituir los procesos manuales por otros automatizados como el registro electrónico de partes de horas, la implementación herramientas de control de presencia y control de tiempos, la automatización general de procesos y el uso más intensivo del autoservicio del empleado.

3. CUMPLIMIENTO DE NORMATIVAS
Para que una operación de nómina global alcance un alto nivel de madurez, es fundamental que se haga las siguientes preguntas: ¿cumplen sus servicios de nómina global de forma estricta con las normativas legales?, ¿tiene auditorías globales?, ¿recibe avisos o multas desde la administración fiscal en algún país?, ¿están todos los miembros de su equipo de nómina formados de forma apropiada?, ¿cuándo detectó por última vez algún fraude en la nómina?

4. APORTACIÓN DE VALOR DE LA NÓMINA AL NEGOCIO
¿Es la nómina únicamente un servicio o bien ofrece una ventaja estratégica a su negocio?, ¿conoce el coste de ejecutar la nómina y cómo se compara con los parámetros establecidos o proveedores externos?, ¿aumenta la nómina el compromiso y satisfacción de los empleados, o es una barrera para ellos?

Puede encontrarse con que obtendría un mayor beneficio si algunos de sus recursos de RR.HH. fuesen redirigidos a iniciativas estratégicas como, por ejemplo, el reporting avanzado y las analíticas, en lugar de dedicarse a la administración de nómina

5. CAPACIDAD ORGANIZATIVA PARA EJECUTAR NÓMINA GLOBAL
Disponer de un alto grado de madurez de nómina global seguirá siendo un anhelo si la empresa no toma la decisión de invertir en un proyecto de transformación global de nómina. Aun así, existe la posibilidad de que su nueva visión de RR.HH. (probablemente en la nube) pueda fallar. ¿Está su organización dispuesta a invertir el tiempo y dinero necesario en un proyecto de nómina que puede parecer de entrada poco atractivo?, ¿están las operaciones de cada país dispuestas a considerar la posibilidad de abandonar los antiguos procesos de nómina y adoptar nuevos procesos de negocio, así como a dar soporte al proyecto?

Estas cinco medidas contribuyen a la madurez de la nómina global. Si se aborda de forma conjunta la madurez actual y futura en tecnología de nómina, los procesos de nómina, el cumplimiento de normativas, el valor de negocio y la habilidad de su organización de ejecutar un programa de nómina global, la probabilidad de que el proyecto sea un éxito es mucho mayor.

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