La Minería de Procesos nos ayuda a mejorar la eficiencia operativa


Alfred Roig Responsable del área de Innovación en Convista ConsultingManaging
Partner – Director del área de Tesorería Corporativa

En estos últimos años, nos hemos familiarizado con el concepto de Transformación Digital y hemos leído sobre los cuatro pilares sobre los que se sustenta:

· Experiencia de Cliente

· Capacitación de los Empleados

· Eficiencia de los Procesos

· Nuevas oportunidades en Productos/Servicios

En este artículo, os quiero hablar del rol que tiene la tecnología de Minería de Procesos (Process Mining) en la Transformación Digital en relación a la eficiencia de los procesos de negocio y en lo que se denomina La Empresa Inteligente.

La Transformación Digital consiste en la implementación de una cultura y estrategia de empresa que supone un cambio de mentalidad en las organizaciones. El uso de una serie de tecnologías aplicadas a los cuatro pilares anteriores permite transformar nuestro negocio en aspectos de agilidad, eficiencia e innovación que se convertirán en una mayor ventaja competitiva.


En la actualidad, disponemos de varias tecnologías que permiten mejorar la eficiencia de la operativa diaria, pero antes de implementar soluciones de movilidad de procesos, de automatización mediante RPA (Robotics Process Automation), de Inteligencia Artificial para la toma de decisiones o simplemente de mejora de Experiencia de Usuario (UX), se debe conocer bien cómo se ejecutan realmente los procesos y dónde se producen los cuellos de botella, las ineficiencias y los trabajos manuales.

Las bases de datos de nuestros sistemas ERP están formadas por muchas tablas relacionadas entre ellas mediante campos clave. El software de Process Mining, en el que para este artículo nos hemos basado en Celonis (SAP Process Mining by Celonis), permite extraer de estas tablas la información relevante para poder ejecutar los algoritmos de Process Mining.

Esta información, de una forma muy simplificada, se limita a los siguientes campos:

ID del Caso, Actividad, Time Stamp

Es decir, para determinado proceso, buscamos en nuestro ERP qué identificador nos permite determinar un caso en concreto. Por ejemplo, en un Proceso de Compras podría ser el Nº de pedido o más detalladamente el nº de línea de un pedido, en otros procesos como Cuentas a Pagar podría ser el nº de factura o en el Proceso de Producción el nº de orden de fabricación.

Celonis también se encarga de determinar las Actividades que se han producido cuando cambian determinados campos en nuestras tablas, obteniendo así de todo un entramado de tablas relacionales, una tabla más sencilla que denominamos Tabla de Actividades con los campos mencionados anteriormente.


La tecnología de Process Mining, se basa en tres grandes áreas:

· Descubrimiento (Discovery)

· Conformidad (Conformance)

· Mejora continua (Enhancement

Los algoritmos utilizados en el área de descubrimiento, son los que permiten descubrir el proceso a partir de la Tabla de Actividades. De pronto, con solo proporcionar una serie de tablas que disponemos en nuestro ERP descubrimos de forma transparente y muy rápida cómo son nuestros procesos en realidad.

Celonis permite que unamos a la Tabla de Actividades, todo tipo de atributos mediante tablas relacionadas como haríamos en cualquier base de datos relacional. De esta manera, Celonis se convierte en una herramienta analítica completa donde podemos unir la visualización de los procesos con el análisis multidimensional de la información.


La gran diferencia que tenemos entre Celonis y las herramientas tradicionales de Business Intelligence es la posibilidad de seleccionar tramos de nuestro proceso, secuencias de actividades, filtrar por nº de ejecuciones de una determinada actividad o por tiempos de ejecución.

Mediante todas estas posibilidades de selección, en la fase de descubrimiento podemos identificar nuestros cuellos de botella, las actividades candidatas a automatizar, ver los volúmenes y los distintos caminos que siguen las ejecuciones.


En el Content Store de Celonis, disponemos de muchos análisis predefinidos que nos permitirían una implementación muy rápida de procesos típicos como Purchase to Pay, Order to Cash, Account Payables, Account Receivables, Production, IT Services y muchos más.

Una forma interesante de ver nuestro proceso, es visualizar cada instancia del proceso, es decir cada ID de Caso cómo circula por las distintas actividades. Cada instancia se representa mediante un token de color rojo y la visualización nos permite ver dónde se producen cuellos de botella.

En resumen, SAP Process Mining by Celonis se convierte en una herramienta de diagnóstico especialmente útil para acometer cualquier transformación en nuestra empresa puesto que nos da visibilidad de nuestros procesos basada en hechos y no en diagramas teóricos,

Una vez hemos logrado descubrir el proceso, podemos comparar el rendimiento y los distintos KPI obtenidos entre unidades organizativas (benchmarking).


El siguiente paso en nuestro análisis de procesos, es comprobar la conformidad del proceso descubierto con nuestro proceso ideal o teórico que queremos implementar o pensamos que tenemos implementado.

Los algoritmos de conformance check, realizan una comprobación del flujo de cada traza ejecutada en nuestros sistemas versus el flujo teórico e identifica todas las discrepancias y nos las ordena por volumen.

A partir de aquí, Celonis es capaz de analizar la correlación de estas discrepancias con las distintas dimensiones de análisis y descubrir patrones de comportamiento que nos facilitan el diagnóstico.

El tercer y último pilar de la tecnología Process Mining es la mejora continua (process enhancement).

En este aspecto, la herramienta de diagnóstico nos permite justificar las iniciativas y posibles proyectos de mejora mediante hechos e información contrastada en lugar de sensaciones e intuiciones.

Por otro lado, Celonis dispone de herramientas para el soporte inteligente mediante Inteligencia Artificial (IA) a los procesos en tiempo real, proporcionando soporte a las operaciones mediante recomendaciones o alertas en los distintos pasos del proceso.

Los casos de uso del Process Mining en el área de tesorería se centran en la cadena de pagos y el análisis de la información de entidades bancarias, vías de pago, flujos de aprobación, cambios en los datos maestros como condiciones, vencimientos, etc.

Desde Convista ayudamos a nuestros clientes a conocer e implementar la minería de procesos facilitando el camino de la transformación digital.