Soluciones para empresas que trabajan por proyecto

Julio de Miguel: Director de Negocio de i3s

La necesidad de personalizar nuestro producto para cada uno de nuestros clientes dificulta los procesos de producción y nos obliga a organizar mejor los sistemas. Para ofrecer a cada cliente su solución llave en mano, hemos de aunar productos con servicios complementarios. Nuestro departamento de Ingeniería desarrolla soluciones específicas para cada venta que complican el delivery y hacen que nuestro producto tenga una entrada mejor en el cliente.

Tanto si somos una empresa integradora como si somos nosotros los productores e integradores responsables del producto final, necesitamos tener control exhaustivo de todo el proceso, que tendrá un fuerte componente de producción por proyecto ya que cada solución final será única en una parte importante para cada cliente; involucrará en cada fase de producción a distintos departamentos y proveedores; y, en resumen, complicará la forma de gestión y control de costes del proceso.


Colaboración entre diseño y producción

La necesidad de ofrecer productos personalizados o instalaciones llave en mano conlleva que nuestro departamento de ingeniería tenga que trabajar mano a mano con el departamento de producción. Es necesario reducir, en la medida de lo posible, los plazos de entrega a la vez que se flexibiliza la configuración del producto, lo que redundará en la consecución de mayores pedidos. Para ello, es necesario dotar a los departamentos de herramientas colaborativas y que cada responsable disponga de la información en tiempo y forma. Cobran especial relevancia aquellos productos que integran la información obtenida de nuestros sistemas de diseño, con la información que luego manejarán los departamentos de compras, comercial y producción. En este sentido, que nuestro PLM funcione de manera integrada y a la vez con los sistemas de diseño y con nuestro ERP.

Colaboración con proveedores

La información que intercambiamos con nuestros proveedores es vital para el cumplimiento de los plazos de ejecución de los pedidos. Por ello, se necesita disponer de herramientas que permitan a nuestro proveedor obtener información en tiempo real de las distintas fases de diseño de nuestros componentes. Intercambio de planos, de especificaciones, de cuadernos de carga, de planificaciones de entrega, de facturación… todo ello en el momento que se detecta el cambio y con control absoluto de las versiones de documentación que dispone nuestro proveedor debiendo el sistema gestionar la documentación integrada con cada componente y documento relevante.


Gestión de facturación

Cuando pasamos de hacer entregas de material a hacer certificaciones de proyecto, nuestro proceso de facturación varía sensiblemente, facturando por los hitos de implementación que hemos acordado. Aquí el intercambio de información entre el departamento de facturación y el responsable de proyecto es crucial para no retrasar la facturación innecesariamente.

Proceso de cierre

En el proceso de cierre calculamos obra en curso, que debe tener en cuenta el estatus actual de cada pedido y su repercusión en el resultado mensual. Tener la posibilidad de establecer un método adecuado a nuestras necesidades para el cálculo del ingreso en cada mes es básico a la hora de poder calcular nuestra cuenta de pérdidas y ganancias, por proyecto, por responsable y para toda la compañía, cuando nuestros hitos de facturación no coinciden con las entregas que vamos realizando.

Gestión de plazos y fases de proyecto

Cada fase de proyecto dispone de una serie de actividades que deben de ser cumplimentadas en tiempo y forma. Estas actividades pueden ser de distinta índole, desde la recepción de un material, la emisión de una factura, la emisión de un pedido de compra, operaciones de producción, calidad, subcontratación de operaciones, flujo de tesoreria…

El retraso en una tarea debe desembocar en una replanificación completa de todas las actividades del proyecto, retrasando todas aquellas tareas dependientes a la que estamos replanificando y ofreciéndonos el sistema la visión completa del proyecto a partir de la información disponible en cada momento.

Análisis de costes

El poder ir avanzando el cálculo de coste de producto en fase de diseño, nos permite poder tener información para poder incidir desde fases tempranas de la concepción del proyecto en el coste final del mismo.


Solución Integrada S/4HANA

No voy a comentar en este punto las capacidades financieras, o de gestión de pedidos que tiene S/4HANA ya que considero que son de sobra conocidas, aunque sí tengo que hacer hincapié en las herramientas derivadas de la gestión completa de la vida del producto (PLM) y su integración con las anteriores.

En una implantación exitosa de este tipo de productos ERP deberemos cumplir con las siguientes premisas.


- Deberemos implantar un sistema de compartición de información entre S/4HANA y nuestras herramientas de diseño. Nativamente el centro de control de Ingeniería (ECTR) y sus conectores a las principales herramientas CAD del mercado (katia, solidedge, solidworks, autocad) permite obtener en tiempo real el último estado de diseño de cada uno de los componentes de nuestro proyecto y poder emplear todas las herramientas de análisis de coste de producto de SAP desde las primeras fases de diseño, en donde todavía podemos intervenir en el 85% del coste de la pieza. Retrasar este análisis a fases más tardías supone solo poder reducir los costes de producción lo cual nos dejaría un margen de maniobra mucho menor.

- Nuestro sistema de gestión de proyectos deberá estar perfectamente integrado con cada uno de los componentes a producir, sus costes, pedidos, y ofrecer - información integrada y en tiempo real de cada una de las fases de cada uno de los proyectos, ofreciendo nuestro nivel de ocupación por cada uno de los recursos de la empresa, e imputando todos y cada uno de los costes a la tarea correspondiente, de forma que podamos obtener información homogénea, por las distintas dimensiones que queramos analizar, a nivel de proyecto, a nivel de jefe de proyecto, de unidad, de división o de compañía.

- Los procesos de cierre son ágiles ya que, al estar toda la información ya en el sistema, no se producen desfases que retrasen nuestro proceso. El cálculo de la obra en curso se puede automatizar en función de distintos algoritmos y teniendo siempre en cuenta el criterio de la compañía al poder acometer dicho cálculo por diversos criterios.



El conocimiento del implantador resulta siempre fundamental para acometer este tipo de implantaciones. El partner que diseña la solución nos puede ofrecer informaciones valiosas de otras implantaciones, que pueden aplicarse a nuestro caso concreto. En este punto i3s cuenta con numerosas referencias exitosas de este tipo de implantaciones que le otorgan una especial capacidad para afrontar este tipo de proyectos con éxito.