Diferencias entre SAP S/4HANA Finance y versiones anteriores de SAP

Alejandro Gaete Castro.

SAP Financial Consultant. UST Global

Pues que mejor forma para empezar el nuevo año 2019 que con un artículo donde se detallen las principales y más relevantes diferencias entre S/4HANA y versiones anteriores de SAP. Se enumerarán las principales o aquellas que entendemos que tienen mayor impacto, si bien es cierto, que por dimensiones del artículo no se podrán comentar todas.

SAP S/4HANA Finance: Concepto y antecedentes

SAP S/4HANA Finance utiliza la base de datos HANA y, a raíz de esta nueva tecnología, puede ofrecernos toda una serie de funcionalidades (nuevas y mejorando las existentes) para los tres pilares de S/4 Finance:

- SAP Contabilidad.

- SAP Cash Management

- SAP BPC

Simple Finance fue la primera parte de Business Suite que en 2014 que se reescribió para ejecutarse en la nueva y ultrarrápida base de datos SAP HANA. Le siguió como era de esperar, Simple Logistics y, posteriormente, el nuevo producto combinando las novedades que contenía Simple Finance junto con el New GL y New Asset Accounting, que se conoció como S/4HANA.

S/4HANA existe tanto en On premise como en la Nube en su opción S/4HANA Cloud (es decir, todos los clientes comparten la misma instancia de software, aunque los datos son seguros, estancos y privados) lo cual tiene sus pros y sus contras: las ventajas de tener la solución actualizada a las últimas versiones y el ahorro de costes. Frente a la falta de “auto gestión” sobre qué parches/actualizaciones se aplican y en qué momento (compartimos el sistema con otros usuarios).


Dentro de las opciones disponibles para S/4HANA, disponemos de la solución On Premise gestionada por cada cliente o la solución S/4HANA gestionada por SAP, dentro de infraestructura denominada SAP Hana Enterprise Cloud (SAP HEC). Donde esta última aporta mayor flexibilidad que la versión SAP S/4Hana Cloud, para personalizar como se estaba haciendo en las soluciones SAP ECC, junto con la flexibilización en la liberación de releases anuales opcionales, de igual forma, como con la solución SAP Fiori que se dispondría de manera opcional.

Nuevas transacciones

SAP S/4 HANA Finance es más que solo un cambio en la base de datos: Gran parte de la funcionalidad de ECC todavía está disponible en S/4HANA en la GUI de SAP; algunas veces las transacciones se mejoran y se reconocen fácilmente y tanto lo antiguo como lo nuevo coexisten (por ejemplo, FAGLL03 y FAGLL03H), y algunas veces el sistema redirige a nuevas funciones automáticamente (por ejemplo, FK01-> BP).


SAP Fiori: Una nueva relación con el usuario

Si tenemos en cuenta lo importante que en estos momentos es la interface con la cual el usuario se relaciona con el sistema, se puede entender el papel clave que desarrolla Fiori en esta evolución tan importante en nuestro mundo SAP. El objetivo está claro: estas interfases deben ser lo suficientemente claras e intuitivas para que cualquier persona de la compañía pueda obtener/manejar la información de forma rápida y eficiente, abriendo dicho canal a una variedad de dispositivos sin los cuales no se entendería el día a día de la empresa como son tablets, smartphones, portátiles…


Descrita como la nueva experiencia de usuario, Fiori reemplaza la mayoría de las transacciones SAP GUI, asemejándose a las aplicaciones de Smartphone más fáciles de usar en lugar de la estructura de menú tradicional propias y característica del SAPGUI.

Libros de contabilidad y monedas

Además de los libros normales de contabilidad paralelos que se introdujeron con el Nuevo GL, ahora hay Libros de Extensión. La diferencia es que, con un libro mayor paralelo, las contabilizaciones se realizan físicamente tanto para el libro principal como para el paralelo, con solo los ajustes realizados en el mayor paralelo. Ahora mediante la utilización de la extensión ledgers, se vinculan estos con un libro base y en ellos solo se realizan los apuntes delta. Cuando se ejecuta un informe para este, se obtiene la información del libro base y del libro mayor de extensión para mostrar así la imagen completa. Sin embargo, como limitación, los libros de extensión no se podrán utilizar en la contabilidad de activos.

Ahora hay 8 monedas adicionales libremente definibles disponibles, aunque es posible que no todas estén disponibles en otros módulos y se requeriría un proyecto de conversión para garantizar que los datos históricos se traten de manera adecuada.


Estructura de datos

HANA tiene el poder de realizar analítica y cálculos en tiempo real, lo que significa que para transacciones financieras, tablas de índice como BSIS, BSAS, BSID, BSAD, BSIK, BSAK, BSIM, FAGLBSIS y FAGLBSAS, así como las tablas agregadas GLT0, GLT3, FAGLFLEXT, KNC1, LFC1, KNC3, LFC3, COSS, COSP ya no son necesarios y se han eliminado. La tabla FAGLFLEXA y algunas otras tablas New GL ahora están obsoletas y también hay nuevas tablas de personalización.

Si se tienen informes desarrollados a la media utilizando estas tablas, no hay que preocuparse, ya que ahora hay vistas de compatibilidad con el mismo nombre. Estas recalculan los mismos valores que las tablas, permitiendo que cualquier programa personalizado que lea la información continúe funcionando tras esta adaptación que sustituye tablas por vistas de compatibilidad.

En cualquier caso, además del punto anterior, dispondremos de nuevas herramientas que puede ejecutar antes de la migración, que permiten verificar qué programas a medida son de solo lectura y seguirán funcionando y cuáles deben ser reescritos. En cualquier caso, también se puede dar el caso de que algunos de los programas a medida ya no sean necesarios, porque esa funcionalidad ahora está disponible como estándar o que, por el contrario, sea más eficiente reescribirlo usando las nuevas tablas y las capacidades de SAP HANA.

Universal Journal: La nueva tabla ACDOCA

Con la llegada de S4 la fuente de datos principal de nuestros documentos financieros será el Universal Journal que contiene información adicional a la de FI: Información de Controlling, Activos Fijos, CO-PA…

Esta nueva tabla cambia la forma en que los datos de nuestras transacciones financieras se almacenan, y nos proporciona grandes ventajas a la hora de unificar (sin necesidad de procesos de conciliación durante los cierres) nuestros procesos de contabilidad interna y externa ya que se pasa a leer ambas informaciones de un mismo punto que contiene todos los campos que necesitamos.

Esto incluye todos los objetos de coste que tradicionalmente se encuentran en CO, tales como centros de coste, pedidos internos y elementos WBS, así como columnas para las características estándar de CO-PA y hasta cincuenta características adicionales. Toda esta información pasa a estar contenida en la nueva tabla ACDOCA.

FI y CO ahora se fusionan, eliminando las redundancias de datos y la necesidad de conciliaciones, y haciendo visibles también las contabilizaciones internas de CO en FI porque la información ya está almacenada en la nueva tabla.

Vendedores y clientes: BP y utilización de Roles

Los clientes y proveedores solo pueden mantenerse utilizando la funcionalidad (heredada en cierto modo de FI-CA) de Business Partner (BP) y si se intenta usar los códigos antiguos, por ejemplo. FK01 /2/3 o XK01/2/3 o FD01/2/3 y XD01/2/3 el sistema se redirige a la transacción BP, utilizando la figura de los roles como elemento principal de esta nueva gestión de los vendedores y los clientes.

Muchas de las pantallas son bastante similares a las antiguas transacciones de datos maestros, pero hay muchos más datos disponibles y un Business Partner puede tener roles en MM, SD y FI, accesibles desde la transacción común BP. Los empleados, bancos y otros contactos también pueden configurarse como BP, asignando los correspondientes roles. Es muy importante tener en cuenta que se deberán de migrar clientes y proveedores a BP como parte de la migración si aún no se ha realizado

Otras áreas que evolucionan con S4 Hana Finance

Adicionalmente hay otras áreas que se han visto actualizadas con la llegada de S4 HANA como pueden ser (a modo de ejemplo de entre muchas que podemos encontrar):


· Gestión de Activos Fijos: Gestión de las diferentes áreas de valoración, procesos de cierre… Con S/4 HANA la nueva Contabilidad de Activos Fijos deviene obligatoria no opcional (por lo tanto, debe incluirse este cambio en todo proyecto de migración). Las áreas de valoración pasan a gestionarse como si fueran ledger completos, no como deltas, lo cual facilita sobre todo las tareas de reporting. Por otro lado, informes que antes era necesario lanzar en fondo ahora pueden lanzarse on-line debido a la potencia que HANA nos permite usar. Esto es especialmente valioso durante procesos como los cierres de mes/fin de ejercicio.

· Cash Management: Completamente revisado y adaptado a los nuevos requerimientos que la empresa actual requiere, y que han sufrido un cambio tan importante los últimos años, empezando por la introducción de SEPA (como modo de hacer homogéneas las transacciones dentro de Europa de tal forma que los pagos de realicen más rápidamente que en el pasado) y la aparición de las nuevas Fin Tech que ofrecen una nueva cartera de productos. Como resultado de esta adaptación S4 Finance nos ofrece:


· Bank Account Management

· Cash Operations

· Liquidity Management


· Material Ledger: Actual Costing continúa como opción en SAP S/4 HANA y no se contiene totalmente en el Universal Journal, sino que mantiene algunas tablas específicas de material ledger. Por el lado del Material Ledger (como el de activos, pero estructurado por sociedad, área de valoración y material) es obligatorio en SAP S/4HANA desde la versión 1511 (aunque había estado disponible antes).

· Central Finance: Como alternativa menos disruptiva en un cliente que se plantee el paso de ECC a S4 Hana, manteniendo operativa en el sistema antiguo y empezando a utilizar las ventajas que ofrece la nueva tecnología.

· BPC: El nuevo modelo de planificación como resultado de combinar la nueva tabla de planificación ACDOCP y un modelo de funcionamiento basado en cubos que usa la tecnología de SAP BPC

· Nuevas herramientas de reporting que facilitan la información sin tener que recurrir a extractores y modelos de datos BW.

Todos estos aspectos deben ser tenidos en consideración antes de abordar y de cara a planificar un proyecto de SAP HANA, pues son aspectos que pueden tener un alto impacto en un proyecto de Migración. Estamos encantados de profundizar en este y otros temas.